Thành Nhân Computer-Uy tín chất lượng – Giữ trọn niềm tin

Microsoft Teams là gì? Teams bao gồm những tính năng gì mà được ngợi ca đến vậy? Ai nên sử dụng và xem hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams chi tiết ở đâu?

Microsoft Teams là ứng dụng đã quá quen thuộc với người sử dụng Microsoft nhiều năm nay. Nhắc đến Microsoft Teams là người dùng chỉ nghĩ đến tính năng nghe, gọi, họp trực tuyến, chat nhóm. Tuy nhiên, nó còn “khủng” hơn nhiều những gì bạn nghĩ và đang sử dụng.

Microsoft Teams “ẩn chứa” những sức mạnh và tính năng ấn tượng còn chưa được khai thác. Teams sẽ giúp đội, nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và năng suất hơn.

Bài viết này mình sẽ chia sẻ và hướng dẫn các bạ sử dụng Microsoft Teams chi tiết – đứng trên cảm quan là người dùng với nhiều kinh nghiệm support khách hàng của Incomda.

Nguồn: https://office365.smnet.vn/microsoft-teams

1. Microsoft Team là gì?

Microsoft Team là nền tảng dùng để giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm với nhau. Microsoft Team giúp xây dựng không gian làm việc chung của các nhóm, trò chuyện, hội họp qua video, lưu trữ tệp. Teams có thể tích hợp cùng lúc hàng trăm ứng dụng làm việc.

Microsoft Team giúp doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều nhân viên làm việc từ xa – giải quyết bài toán “kết nối, cộng tác, không gian liền mạch” để tạo nên một “Team thứ thiệt”, phát huy tối đa nguồn năng lượng của đội ngũ.

Teams được xem như một dịch vụ chiến lược trong dòng sản phẩm Microsoft 365 từ khi ra mắt. Nó đang dần thay thế cho các nền tảng khác là Skype for Business và Classroom. Chính vì vậy, Teams không chỉ là nơi để bạn nhắn tin, gọi điện cho đồng nghiệp như nhiều người vẫn nghĩ.

2. Microsoft Teams được tổ chức và hoạt động như thế nào?

Microsoft Teams có nhiều thành phần cốt lõi làm cho nó nổi bật so với phần mềm cộng tác khác. Nhìn chung, Teams chia thành 5 phần chính. Để dễ hình dung chúng ta sẽ có cách so sánh như sau:

2.1 Team – Một nhóm là một ngôi nhà

Trong Microsoft Teams, sẽ có nhiều nhóm khác nhau được xây dựng. Xem mỗi nhóm là một ngôi nhà thì đây là nơi tất cả thành viên cùng chung sống, làm việc và cộng tác.

Bạn không muốn sống và di chuyển qua lại nhiều ngôi nhà thì trong Teams cũng vậy. Trước khi bắt đầu tạo các nhóm riêng, quản trị viên hay người quản trị nhóm nên cố gắng tổ chức sao cho mỗi người chỉ nên thuộc một nhóm phù hợp. Từ đó, việc quản lý, giao việc, cộng tác sẽ hiệu quả hơn.

2.2 Channel – Một kênh là một căn phòng

Trong mỗi nhóm sẽ có các Channel. Nếu xem đây là những căn phòng thì phòng có thể mở hoặc bị khóa khi chọn kênh Standard hoặc kênh Private. Trong kênh riêng tư, chỉ những người trong kênh của bạn mới có thể nhìn thấy và có “chìa khóa” để vào.

Trong cùng một “phòng”, bạn có thể biết mọi người đang làm gì, nói gì vào lúc nào và khi nào. Tương tự như trong Channel của Microsoft Teams, chúng sẽ là các bài Post. Các cuộc trò chuyện, thông báo, phản hồi đều được hiển thị trong mục Posts. Mọi người trong nhóm đều nhìn thấy mọi thứ trong các bài đăng trên kênh.

Trong căn phòng của mình, bạn có thể thoải mái biểu thị cảm xúc. Hành động này tương ứng với cách bạn phản hồi lại ý kiến của các thành viên trong Channel bằng biểu tượng cảm xúc, Gif, meme, nhãn dán và hơn thế nữa. Đây là tính năng mà Microsoft Team giúp moi người làm việc có hiệu suất nhưng thoải mái hơn, tự do thể hiện cảm xúc, cá tính, từ đó thích làm việc cùng nhau hơn.

2.3 Activity Feed – Nguồn cấp dữ liệu hoạt động là hành lang kết nối

Active Feed trong Microsoft Team để kết nối các kênh. Nó giống như hành lang dẫn đến các phòng để các thành viên nhận được các đề cập, phản hồi và thông báo liên quan đến kênh. Các thông báo này sẽ nằm trong mục Channel notifications.

Nếu bạn muốn biết mỗi kênh có thông báo nào, truy cập vào một kênh và xem trong mục Posts. 

Những người trong phòng khác nếu muốn nói chuyện hoặc thông báo cho bạn, họ sẽ gọi tên bạn. Tương tự trong Channel, khi Active Feed, sẽ có tính năng @mention và bạn sẽ nhận được thông báo khi có ai đó nhắc đến bạn mà không cần có mặt trong phòng đó.

2.4 Chat – cuộc trò chuyện riêng tư bên ly cà phê

Khi bạn muốn nói chuyện riêng với một hoặc chỉ một vài người trong nhà, trong phòng, nghĩa là bạn đang tạo Chat hoặc Call tương ứng trọng Microsoft Teams.

Chat thường là nơi để bạn nói chuyện riêng với các thành viên, về các vấn đề xã hội hay các vấn đề cá nhân. Cho nên, nếu muốn nói chuyện và thảo luận về công việc, hãy sử dụng Channel thay vì chat.

2.5 Tab – ghim giấy thông báo lên tường nhà

Trong các phòng khác nhau, bạn có thể đính lên tường các thông báo quan trọng. Đó là những thông báo mà các thành viên trong phòng thường xuyên sử dụng. Tab trong một nhóm cũng tương tự.

Những tab này giúp cho mọi người trong nhóm tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Tab giúp họ nhanh chóng tìm thấy các thông tin cần thiết như bảng tính Excel, kế hoạch công việc…

Hiểu cách mà Microsoft Teams được tổ chức và cách thức hoạt động là bước quan trọng để việc tiếp cận, cài đặt và giúp đội ngũ sử dụng đơn giản hơn. 

3. Các tính năng của Microsoft Teams

Microsoft Teams dễ dàng tích hợp ứng dụng của bạn hoặc bộ ứng dụng của Microsoft. Phần mềm cũng tự động hóa quy trình công việc chỉ từ một ứng dụng duy nhất. Chính vì khả năng này, Microsoft Teams gần như đủ “quyền năng” cho toàn bộ nhu cầu làm việc.

Microsoft Teams có nhiều thành phần cốt lõi giúp nó nổi bật so với các phần mềm khác:

3.1 Cuộc trò chuyện trong kênh và nhóm

Tất cả các thành viên nhóm có thể xem và thêm trò chuyện khác nhau trong Kênh dùng chung. Có thể sử dụng tính năng @mention để mời các thành viên khác tham gia vào các cuộc trò chuyện khác nhau.

 3.2 Tính năng chat

Chức năng trò chuyện cơ bản thường thấy trong hầu hết các ứng dụng cộng tác. Có thể là chat giữa các nhóm, nhóm và cá nhân, cá nhân và cá nhân.

3.3 Lưu trữ tài liệu trong Sharepoint

Mỗi nhóm sử dụng Microsoft Teams sẽ có một trang trong SharePoint Online. Trang này sẽ chứa một thư mục thư viện tài liệu mặc định. Tất cả các tệp được chia sẻ trên tất cả các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu vào thư mục này. Các quyền và tùy chọn bảo mật cũng có thể được tùy chỉnh cho các thông tin nhạy cảm.

3.4 Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình

Sử dụng các cuộc gọi video nhanh chóng và liền mạch cho nhân viên trong doanh nghiệp hoặc khách hàng bên ngoài doanh nghiệp của bạn. Team cũng có tính năng chia sẻ màn hình đơn giản và nhanh để được hỗ trợ kỹ thuật thời gian thực.

3.5 Online meetings

Tính năng này có thể giúp nâng cao khả năng liên lạc, các cuộc họp toàn công ty. Thậm chí cả đào tạo với chức năng họp trực tuyến có thể chứa tới 10.000 người dùng. Cuộc họp trực tuyến có thể bao gồm bất kỳ ai bên ngoài hoặc bên trong doanh nghiệp. Tính năng này cũng bao gồm tạo lịch, ghi chú, đính tệp và nhắn tin trò chuyện trong cuộc họp.

3.6 Họp thoại

Đây là một tính năng bạn sẽ không tìm thấy trong nhiều nền tảng cộng tác. Với tính năng này, bất kỳ ai cũng có thể tham gia cuộc họp trực tuyến qua điện thoại. Ngay cả những người dùng đang di chuyển cũng có thể tham gia mà không cần internet. (Lưu ý tính năng này yêu cầu cấp phép bổ sung)

3.7 Phần mềm gọi thoại

Gọi thoại qua IP (VoIP) từ máy khách Teams đến máy khách Teams trong Microsoft Teams giúp doanh nghiệp không phải phụ thuộc vào các nhà cung cấp VoIP với một hệ thống điện thoại tốn nhiều chi phí. Microsoft Teams có thể thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại hiện có của doanh nghiệp bạn. (Lưu ý tính năng này yêu cầu cấp phép bổ sung)

3.8 Khả năng tích hợp cao

Trong Microsoft đã có sẵn hơn 300 ứng dụng với đầy đủ các tính năng cần thiết để làm việc. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp thêm các ứng dụng bên ngoài, các ứng dụng bạn thường xuyên sử dụng cũng có thể sử dụng lịch hoạt ngay trong Microsoft Teams.

4. Có gì mới trong Microsoft Teams?

Bản cập nhật tháng 4/2020 mang đến nhiều tính năng bổ sung để hỗ trợ tốt hơn cho các nhóm làm việc tại nhà. Bao gồm các:

• Team Meeting hỗ trợ 9 người cùng tham gia đồng thời (trước đó là 5 người)
• Hiệu ứng nền cho phép bạn thêm nền che phía sau khi gọi video từ xa để che đi căn phòng bừa bộn phía sau bạn chẳng hạn.
• Tính năng làm mờ nền trên ứng dụng iOS
• Phụ đề trực tiếp có sẵn cho iOS và Android
• Tính năng raise hand cho những ai muốn “giơ tay lên” để phát biểu ý kiến khi đang họp từ xa
• Số lượng người tham dự sự kiện trực tiếp đã tăng lên 20.000
• Sự kiện đồng thời: 50 sự kiện có thể được tổ chức đồng thời
• Thời lượng sự kiện tăng lên 16 giờ mỗi lần phát.
• Chia sẻ âm thanh hệ thống trong các sự kiện trực tiếp của Nhóm
• Ứng dụng Yammer dành cho Microsoft Teams hiện đã có sẵn